Бухгалтерские первичные учетные документы (ПУД)
1. Основополагающий документ
Главным документом, регулирующим эту сферу, является Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон). Именно в нем закреплены базовые требования.
2. Что такое первичный учетный документ?
Согласно статье 1 Закона, это документ, который подтверждает факт совершения хозяйственной операции и является основанием для ее отражения в бухгалтерском учете.
Проще говоря, без правильно оформленного ПУД любая ваша трата, продажа или другая операция не может быть учтена в бухгалтерии и принята для целей налогообложения.
3. Обязательные реквизиты (ст. 10 Закона)
Это «золотой стандарт» для любого ПУД. Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
-
Наименование документа (например, «Счет-фактура», «Акт оказания услуг», «Товарно-транспортная накладная»).
-
Дата составления документа.
-
Наименование экономического субъекта, составившего документ (ваш организация).
-
Содержание хозяйственной операции (что именно произошло: продажа, покупка, оказание услуги и т.д.).
-
Измерители хозяйственной операции (в натуральном и/или денежном выражении). Это количество, цена, сумма.
-
Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (директор, главный бухгалтер, менеджер).
-
Подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов.
Важно: Отсутствие хотя бы одного из этих реквизитов делает документ недействительным.
4. Унифицированные и самостоятельно разработанные формы
Законодательство делит ПУД на две группы:
-
Унифицированные формы: Это формы, утвержденные постановлениями Министерства финансов и других госорганов. Их обязательно применять для определенных операций. Менять их нельзя.
-
Примеры: Товарная накладная (форма ТТН-1), Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), Кассовый чек, Платежное поручение.
-
-
Самостоятельно разработанные формы: Если для какой-то операции унифицированной формы не существует, организация имеет право разработать свою. Но она обязана содержать все обязательные реквизиты из списка выше. Такие формы обычно утверждаются приказом об учетной политике.
-
Примеры: Акт оказания услуг, Акт выполненных работ, Счет на оплату (хотя счет часто не является ПУД сам по себе, а лишь офертой).
-
5. Исправление ошибок в ПУД
Исправления в первичных документах допускаются, но строго регламентированы (ст. 11 Закона):
-
Зачеркивание неверной записи одной чертой.
-
Надписание правильной записи рядом или сверху.
-
Обязательная пометка «Исправлено».
-
Дата исправления.
-
Подписи всех тех же лиц, которые подписывали документ изначально, с указанием фамилий и инициалов.
Нельзя: Использовать корректор (штрих), стирать записи, делать неоговоренные исправления.
6. Электронные первичные документы
Закон полностью признает электронные ПУД, равнозначные бумажным, при соблюдении условий:
-
Наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП) лица, ответственного за подписание документа. Простая сканированная подпись не имеет юридической силы.
-
Соблюдение форматов и порядка обмена, установленного законодательством.
-
Возможность распечатать документ в виде, идентичном бумажному.
7. Сроки хранения
Первичные учетные документы, регистры бухгалского учета и бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в течение сроков, установленных законодательством (ст. 19 Закона).
-
Общий срок хранения — не менее 10 лет.
-
Лицевые счета работников, документы по заработной плате — не менее 50 лет.
-
Документы, связанные с исчислением налогов, — в соответствии с налоговым законодательством.
Ответственность за организацию хранения несет руководитель экономического субъекта.
8. Ответственность
Отсутствие или неправильное оформление первичных документов ведет к:
-
Налоговым рискам: Налоговая инспекция не примет расходы для целей налогообложения прибыли, что приведет к доначислению налогов, пени и штрафов.
-
Административной ответственности: По статье 23.7 КоАП РБ (Нарушение порядка ведения бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской и статистической отчетности) налагается штраф.
Практический вывод для вашей организации:
-
Для каждой хозяйственной операции должен быть свой ПУД: продажа — накладная и счет-фактура, услуга — акт, выплата зарплаты — расчетная ведомость.
-
Используйте унифицированные формы там, где они есть.
-
Для своих услуг если формы отличаются от типовых разработайте и утвердите в учетной политике форму Акта оказания услуг, которая содержит все 7 обязательных реквизитов.
-
Следите за правильностью заполнения и подписания. Неподписанный акт клиентом = неучтенная выручка и непризнанные расходы у клиента.
-
Храните все документы в порядке.